Sonntag · Kontoauszüge und Belegsuche
Es fehlt nur ein Beleg.
Und schon wieder Ihr Sonntag.
Der Kontoauszug ist heruntergeladen. Jetzt noch zu jeder Ausgabe die Rechnung finden. Ein Beleg steckt im Posteingang, der nächste in einem Downloadordner, ein anderer fehlt. Aus einer kleinen Aufgabe wird wieder ein halber Bürotag.
So sieht der Alltag aus
Das kostet
Zeit und Energie.
Unterlagen kommen über unterschiedliche Wege. Vor der Übergabe an die Steuerberatung muss jemand suchen, vergleichen, benennen und sortieren. Oft ist diese Person der Inhaber selbst – außerhalb seiner eigentlichen Arbeitszeit.
So könnte es mit Ihrer KI laufen
Sie prüfen eine vorbereitete Zusammenstellung, statt überall zu suchen.
Ihre KI durchsucht die freigegebenen Postfächer und Belegordner, liest Rechnungsangaben aus und schlägt Zuordnungen zu bereitgestellten Kontoauszügen vor. Fehlende Unterlagen und unklare Treffer landen auf einer gemeinsamen Liste. Nach Ihrer Prüfung entsteht die vereinbarte Übergabe an die Steuerberatung.
Ein konkreter Ablauf
Was Ihre KI vorbereitet.
Was Sie entscheiden.
- 01
Unterlagen einsammeln.
Rechnungen aus vereinbarten E-Mail-Postfächern und Ordnern werden zusammengeführt. Kontoauszüge stellen Sie bereit oder binden eine zuvor geprüfte Schnittstelle an.
- 02
Zuordnungen vorbereiten.
Die KI schlägt anhand vorhandener Angaben Verbindungen zwischen Belegen und Zahlungen vor. Unklare Zuordnungen und mögliche Doppelungen werden markiert.
- 03
Lücken zeigen.
Eine Liste zeigt fehlende Belege und ungeklärte Vorgänge. Auf Wunsch entstehen Entwürfe für Rückfragen an Lieferanten.
- 04
Geprüft übergeben.
Sie kontrollieren die Zusammenstellung. Die Übergabe erfolgt nach Freigabe im mit der Steuerberatung abgestimmten Format.
Der angestrebte Nutzen
Weniger suchen. Mehr vom Wochenende.
Sie konzentrieren sich auf die offenen Punkte. Wiederkehrende Such- und Sortierarbeit kann sinken, und die Steuerberatung erhält strukturiertere Unterlagen. Der konkrete Zeitgewinn wird im gemeinsamen Pilot sichtbar.
Klein anfangen. Im Alltag prüfen.
So wird daraus
Ihr eigener Ablauf.
Ein abgeschlossener Monat und freigegebene Unterlagen reichen für einen abgegrenzten ersten Vergleich. Wir betrachten die gesamte Bearbeitungszeit einschließlich der Prüfung und der Klärung offener Punkte.
- Gesamtaufwand bis zur geprüften Übergabe
- Ungeklärte und fehlende Belege
- Rückfragen der Steuerberatung
Was wir dafür klären.
Datenzugänge, Berechtigungen und Übergabeformat werden mit Ihnen abgestimmt. Bankzugriff wird nicht pauschal vorausgesetzt. Steuerliche Bewertung, verbindliche Buchungen und die fachliche Prüfung sind von der beschriebenen Belegvorbereitung zu unterscheiden.
Illustrative Praxisbeispiele. Die beschriebenen Abläufe zeigen mögliche Lösungen, keine bereits erzielten Kundenergebnisse. Umfang und Wirtschaftlichkeit werden für Ihr Unternehmen geprüft.